Wie viele MPA braucht eine Arztpraxis? Personalbedarf richtig einschätzen
Eine Ärztin, zwei Ärzte, 80 Patientenkontakte pro Tag – aber wie viele MPA braucht es eigentlich, damit eine Praxis gut funktioniert?
Die Frage klingt einfach. Die Antwort ist es nicht.
Denn der MPA-Bedarf einer Arztpraxis hängt nicht allein von der Anzahl Ärztinnen und Ärzte ab. Eine Praxis mit eigenem Labor, Röntgen und hohem Telefonaufkommen benötigt eine andere Personalstruktur als eine Praxis mit vergleichbarer ärztlicher Kapazität, aber schlankeren Abläufen und stärker digitalisierten Prozessen.
Genau deshalb ist die häufig gesuchte Faustregel „Wie viele MPA pro Arzt?“ nur bedingt hilfreich.
Die bessere Frage lautet:
Welche Aufgaben und welches Arbeitsvolumen muss mein Praxisteam tatsächlich bewältigen?
Kurz erklärt MPA Bedarf Arztpraxis
Der MPA-Personalbedarf einer Arztpraxis wird unter anderem durch Fachrichtung, ärztliche Vollzeitäquivalente (FTE), Patientenvolumen, Leistungsangebot und Praxisorganisation beeinflusst.
Eine allgemeingültige Zahl von MPA pro Ärztin oder Arzt gibt es deshalb nicht. Für eine realistische Personalplanung sollten mehrere Praxisfaktoren gemeinsam betrachtet werden.
Warum die MPA-Planung für eine Arztpraxis so wichtig ist
MPA übernehmen einen erheblichen Teil der organisatorischen und medizinisch-technischen Arbeit einer ambulanten Praxis.
Das Bundesamt für Statistik zeigt die Bedeutung deutlich: An Standorten der medizinischen Grundversorgung waren Ende 2021 insgesamt 13'558 Vollzeitäquivalente nichtärztliches Personal beschäftigt. Davon entfielen 75,2 % auf die medizinische Praxisassistenz. MPA waren an 90,7 % der allgemeinmedizinischen und 92,9 % der pädiatrischen Standorte vertreten. Swissstats
Ihre Aufgaben reichen je nach Praxis beispielsweise von Empfang und Terminorganisation über Blutentnahmen und weitere Untersuchungen bis zur Rechnungsstellung. Swissstats
Personalplanung ist deshalb nicht einfach die Frage:
„Wie viele Personen stelle ich ein?“
Entscheidend ist vielmehr:
„Wie viel personelle Kapazität benötigt meine Praxis – und wofür?“
1. Fachrichtung: Nicht jede Arztpraxis funktioniert gleich
Der Personalbedarf einer Hausarztpraxis lässt sich nicht eins zu eins auf eine psychiatrische, dermatologische oder andere spezialisierte Praxis übertragen.
Unterschiedliche Fachrichtungen erzeugen unterschiedliche Arbeitsabläufe:
Anzahl und Dauer der Patientenkontakte
diagnostische und technische Leistungen
Vor- und Nachbereitung von Konsultationen
administrative Tätigkeiten
Telefon- und Terminaufwand
Labor-, Röntgen- oder andere Zusatzleistungen
Auch die BFS-Daten zeigen erhebliche Unterschiede beim Einsatz von MPA: Während MPA 2021 an über 90 % der Standorte der Allgemeinmedizin und Pädiatrie vertreten waren, waren es bei Standorten mit anderen Haupttätigkeitsgebieten 54,3 %. Swissstats
Die Fachrichtung gehört deshalb an den Anfang jeder MPA-Bedarfsplanung.
2. Ärztliche FTE: Köpfe allein sagen wenig aus
Zwei Ärztinnen oder Ärzte bedeuten nicht automatisch zwei Vollzeitstellen.
Arbeitet eine Ärztin zu 60 % und ein Arzt zu 80 %, ergeben sich zusammen 1,4 ärztliche FTE.
Für die Personalplanung ist diese Kennzahl häufig aussagekräftiger als die reine Anzahl Personen.
FTE steht für Full-Time Equivalent beziehungsweise Vollzeitäquivalent. Eine 100-%-Stelle entspricht 1,0 FTE, zwei 50-%-Stellen ebenfalls 1,0 FTE.
Damit lässt sich die personelle Kapazität einer Praxis vergleichbarer darstellen.
3. Patientenvolumen: Wie viel Betrieb herrscht tatsächlich?
Auch ärztliche FTE allein reichen nicht.
Zwei Praxen mit jeweils 2,0 ärztlichen FTE können sehr unterschiedlich ausgelastet sein.
Eine entscheidende Frage lautet deshalb:
Wie viele Patientenkontakte fallen durchschnittlich pro Tag an?
Mit steigendem Patientenvolumen wachsen typischerweise auch Tätigkeiten rund um Empfang, Telefon, Terminmanagement, Vor- und Nachbereitung, Dokumentation und medizinisch-technische Leistungen.
Die Schweizer Bevölkerung nutzt die ambulante medizinische Versorgung intensiv: Nach BFS-Angaben suchten 2022 83 % der Bevölkerung innerhalb von zwölf Monaten mindestens einmal eine Ärztin oder einen Arzt auf. Swissstats
Für die einzelne Praxis ist jedoch nicht der Schweizer Durchschnitt entscheidend, sondern das konkrete erwartete oder bestehende Patientenvolumen.
4. Labor, Röntgen und weitere Leistungen verändern den Personalbedarf
Jetzt wird die Sache interessanter.
Stellen wir uns zwei Praxen mit gleicher Fachrichtung, identischen ärztlichen FTE und derselben Zahl Patientenkontakte vor.
Praxis A betreibt ein eigenes Praxislabor, führt Röntgenuntersuchungen durch und sterilisiert Instrumente selbst.
Praxis B bietet diese Leistungen nicht an.
Obwohl die ärztliche Ausgangslage gleich aussieht, unterscheidet sich der Arbeitsaufwand des Praxisteams deutlich.
Für die MPA-Planung sollten deshalb beispielsweise berücksichtigt werden:
Praxislabor · Röntgen · eigene Sterilisation · Praxisapotheke bzw. Selbstdispensation
Genau hier beginnen einfache „MPA pro Arzt“-Faustregeln an Aussagekraft zu verlieren.
5. Digitalisierung kann Arbeit verändern – aber nicht einfach Personal ersetzen
Online-Terminbuchungen können beispielsweise bestimmte administrative Abläufe verändern. Gleichzeitig kann eine Praxis weiterhin ein hohes Telefonaufkommen haben.
Deshalb sollte Digitalisierung nicht pauschal mit „weniger Personal“ gleichgesetzt werden.
Interessanter ist die Frage:
Welche Aufgaben entstehen in unserer Praxis, wie häufig entstehen sie und wer übernimmt sie?
Eine gute Personalplanung betrachtet deshalb auch organisatorische Faktoren wie Online-Terminbuchung und Telefonvolumen.
6. Öffnungstage und Standort gehören ebenfalls zum Gesamtbild
Auch die Zahl der Öffnungstage beeinflusst, wie sich die benötigte Arbeitsleistung über eine Woche verteilt.
Hinzu kommt der Standort. Urbane und ländliche Praxen können sich hinsichtlich Organisation, Verfügbarkeit von Fachkräften und Praxisstruktur unterscheiden.
Das BFS zeigt beispielsweise, dass Ärztinnen und Ärzte in der medizinischen Grundversorgung auf dem Land 2021 längere durchschnittliche Wochenarbeitszeiten aufwiesen und häufiger Notfalldienst leisteten als ihre Kolleginnen und Kollegen in Städten. Swissstats
Der Standort allein bestimmt also nicht den MPA-Bedarf – er kann aber Teil des organisatorischen Gesamtbildes sein.
Wie kann man den MPA-Bedarf einer Arztpraxis berechnen?
Und jetzt kommen wir zur eigentlichen Herausforderung.
Für eine erste strukturierte Einschätzung sollten mindestens folgende Faktoren gemeinsam betrachtet werden:
Fachrichtung · ärztliche FTE · Patientenkontakte pro Tag · Praxislabor · Selbstdispensation/Praxisapotheke · Röntgen · eigene Sterilisation · Online-Terminbuchung · Telefonvolumen · Öffnungstage · Standortumfeld
Genau aus dieser Fragestellung haben wir bei docing® den MPA-Bedarfsrechner entwickelt.
🧮 Wie viel MPA braucht Ihre Praxis?
Statt mit einer pauschalen Anzahl MPA pro Arzt zu rechnen, berücksichtigt der docing® MPA-Bedarfsrechner mehrere Faktoren Ihrer konkreten Praxissituation.
Sie geben einige Angaben zu Ihrer geplanten oder bestehenden Praxis ein. Daraus wird ein modellbasierter ungefährer MPA-Bedarf in FTE ermittelt.
Das Ergebnis soll Ihnen nicht sagen: „Sie müssen exakt 2,3 MPA einstellen.“
Es soll Ihnen vielmehr einen ersten Orientierungspunkt für Ihre Personalplanung geben.
Was bedeutet das Ergebnis des MPA-Bedarfsrechners?
Der berechnete Wert ist eine modellbasierte Orientierung, keine verbindliche Personalvorgabe.
Und genau diese Unterscheidung ist wichtig.
Ein Rechenmodell kennt beispielsweise nicht jede individuelle Aufgabenverteilung, jede Mitarbeiterqualifikation, jeden Prozess und jede Besonderheit einer Praxis.
Das Ergebnis kann aber helfen, die eigene Planung konkreter zu machen:
Ist unsere bisherige Personalannahme plausibel?Welche Faktoren treiben unseren Personalbedarf?Was verändert sich, wenn die Praxis wächst?Welche Szenarien sollten wir genauer planen?
Damit wird aus der abstrakten Frage „Wie viele MPA brauche ich?“ eine strukturiertere Entscheidungsgrundlage.
Nicht nur FTE: Auch die Aufgabenverteilung zählt
Eine weitere wichtige Erkenntnis:
Mehr Personal bedeutet nicht automatisch eine bessere Praxisorganisation.
Zwei Praxen mit identischer MPA-FTE-Zahl können völlig unterschiedlich funktionieren.
Relevant sind beispielsweise Qualifikationen, Verantwortlichkeiten, Stellvertretungen und die Verteilung administrativer und medizinisch-technischer Aufgaben.
Deshalb betrachtet die vertiefte Analyse des docing® MPA-Bedarfsrechners neben dem errechneten Bedarf auch Themen wie Aufgabenverteilung, Qualifikationsmix, Vertretungsbedarf, Kostenprojektionen und unterschiedliche Planungsszenarien.
So wird aus einer einzelnen Zahl ein besseres Bild der Personalplanung.
Was kostet das benötigte MPA-Team?
Spätestens hier trifft Personalplanung auf Finanzplanung.
Der MPA-Bedarf beeinflusst einen wesentlichen Kostenblock der Praxis. Bei der Kalkulation sollte jedoch nicht mit einem vermeintlich einheitlichen „Schweizer MPA-Lohn“ gearbeitet werden.
Der Schweizerische Verband Medizinischer Praxis-Fachpersonen (SVA) weist darauf hin, dass Lohnempfehlungen für ausgelernte MPA von den kantonalen Ärztegesellschaften herausgegeben werden. Sie dienen als Orientierung und sind nicht verbindlich. SVA
Für eine Praxisgründung bedeutet das:
Personalbedarf und Personalkosten sollten gemeinsam – aber nicht mit pauschalen Annahmen – geplant werden.
Und wenn Sie danach wissen möchten, wie sich Ihre gesamten Personalkosten in die wirtschaftliche Struktur Ihrer Praxis einordnen, beginnt bereits die nächste Frage.
Damit verbinden wir zwei eurer Tools ganz natürlich miteinander.
Häufige Fragen zum MPA-Bedarf einer Arztpraxis
Wie viele MPA braucht man pro Arzt?
Eine allgemeingültige Anzahl MPA pro Ärztin oder Arzt gibt es nicht. Der Bedarf hängt unter anderem von Fachrichtung, ärztlichen FTE, Patientenvolumen, Leistungsangebot und Organisation der Praxis ab. Eine reine Kopfzahl berücksichtigt diese Unterschiede nicht ausreichend.
Was bedeutet MPA-FTE?
MPA-FTE bezeichnet die personelle Kapazität in Vollzeitäquivalenten. Eine MPA mit einem Pensum von 100 % entspricht 1,0 FTE. Zwei MPA mit jeweils 50 % ergeben zusammen ebenfalls 1,0 FTE.
Welche Faktoren erhöhen den MPA-Personalbedarf?
Ein höheres Patientenvolumen und zusätzliche Leistungen wie Praxislabor, Röntgen, Selbstdispensation oder eigene Sterilisation können zusätzlichen Arbeitsaufwand erzeugen. Gleichzeitig beeinflussen organisatorische Faktoren wie Telefonvolumen, Öffnungstage und digitale Prozesse die benötigte Kapazität.
Kann ich den MPA-Bedarf bereits vor der Praxisgründung berechnen?
Eine erste modellbasierte Einschätzung ist auch vor der Eröffnung möglich. Dafür können die geplanten ärztlichen FTE, das erwartete Patientenvolumen, die vorgesehenen Leistungen und organisatorische Faktoren verwendet werden. Das Ergebnis sollte als Planungshilfe und nicht als verbindliche Personalvorgabe verstanden werden.
Ist der MPA-Bedarfsrechner ein offizieller Schweizer Personalbenchmark?
Nein. Der docing® MPA-Bedarfsrechner liefert eine modellbasierte Orientierung für die Personal- und Szenarioplanung. Er ist kein behördlicher oder offizieller Schweizer Personalbenchmark.
Der erste Schritt muss noch nicht die perfekte Personalplanung sein
Bei einer Praxisgründung müssen viele Entscheidungen gleichzeitig getroffen werden.
Wie gross wird die Praxis? Wie viele Patientinnen und Patienten erwarten wir? Welche Leistungen bieten wir an? Wie gross muss das Team sein?Und was wird dieses Team kosten?
Nicht jede dieser Fragen muss am ersten Tag abschliessend beantwortet sein.
Aber irgendwo muss man anfangen.
Der docing® MPA-Bedarfsrechner macht aus einigen zentralen Angaben eine erste strukturierte Einschätzung Ihres möglichen Personalbedarfs.
Ein erster Orientierungspunkt. Damit der nächste Schritt etwas klarer wird. 🧭
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