Ohne MPA läuft die Praxis nicht: Warum medizinische Praxisassistentinnen für das Schweizer Gesundheitswesen unverzichtbar sind
Wer hält eigentlich eine Arztpraxis zusammen?
Wenn wir über die Zukunft des Gesundheitswesens sprechen, reden wir viel über Ärztinnen und Ärzte.
Wir sprechen über Digitalisierung, künstliche Intelligenz, Fachkräftemangel, neue Versorgungsmodelle und effizientere Prozesse.
Dabei gibt es eine Berufsgruppe, ohne die in vielen Arztpraxen bereits am frühen Morgen kaum etwas funktionieren würde:
die medizinischen Praxisassistentinnen und Praxisassistenten – kurz MPA.
Sie nehmen Anrufe entgegen, koordinieren Termine, empfangen Patientinnen und Patienten, organisieren Untersuchungen, bearbeiten administrative Anliegen, unterstützen bei diagnostischen Tätigkeiten und behalten häufig auch dann den Überblick, wenn gleichzeitig das Telefon klingelt, ein Notfall hereinkommt und im Wartezimmer bereits die nächsten Patientinnen und Patienten warten.
MPAs sind nicht einfach „die Unterstützung des Arztes“.
Sie sind ein zentraler Teil des Systems Arztpraxis.
Und vielleicht sollten wir anfangen, ihre Rolle auch genau so zu betrachten.
Was macht eine MPA eigentlich?
Wer nicht selbst in einer Arztpraxis arbeitet, unterschätzt leicht, wie vielfältig der Beruf ist.
Das Berufsbild verbindet medizinische, organisatorische, administrative und kommunikative Aufgaben.
Je nach Praxis, Fachgebiet, Ausbildung und Verantwortungsbereich gehören beispielsweise dazu:
Patientinnen und Patienten empfangen und betreuen
Termine organisieren und koordinieren
Telefontriage und Bearbeitung von Patientenanliegen
medizinische Assistenz
Blutentnahmen
Laborarbeiten
diagnostische Untersuchungen
Medikamenten- und Materialmanagement
administrative Arbeiten
Kommunikation mit Versicherungen, Spitälern und anderen Leistungserbringern
Vorbereitung und Nachbearbeitung von Konsultationen
Praxisorganisation
Unterstützung bei Qualitäts- und Hygieneprozessen
Doch eine solche Liste beschreibt nur einen Teil der tatsächlichen Bedeutung.
Denn die wichtigste Leistung einer guten MPA lässt sich kaum in einer Stellenbeschreibung abbilden:
Sie sorgt dafür, dass aus vielen einzelnen Tätigkeiten ein funktionierender Praxisalltag entsteht.
Die MPA ist häufig der erste Kontakt zur Praxis
Ein Patient ruft mit Beschwerden an.
Noch bevor er mit einer Ärztin oder einem Arzt spricht, findet häufig bereits eine wichtige Interaktion statt.
Wie dringend ist die Situation?
Wann braucht die Person einen Termin?
Welche Informationen müssen aufgenommen werden?
Welche Unterlagen werden benötigt?
Kann ein bestehender Termin verschoben werden?
Muss etwas intern weitergeleitet werden?
Die MPA steht damit an einer wichtigen Schnittstelle zwischen Patient, Medizin und Praxisorganisation.
Und diese Schnittstelle beeinflusst wesentlich, wie eine Praxis wahrgenommen wird.
Ein freundlicher Empfang, eine verständliche Auskunft und eine gut organisierte Terminvergabe können Vertrauen schaffen.
Umgekehrt werden organisatorische Schwierigkeiten von Patientinnen und Patienten schnell als Problem der gesamten Praxis wahrgenommen.
Die Patientenerfahrung beginnt deshalb nicht erst im Sprechzimmer.
Sie beginnt häufig bei der MPA.
Gute MPAs schenken Ärztinnen und Ärzten etwas sehr Wertvolles: Zeit
Zeit ist eine der knappsten Ressourcen in einer Arztpraxis.
Jede administrative Aufgabe, die unnötig bei der Ärztin oder beim Arzt landet, reduziert die Zeit, die für medizinische Tätigkeiten zur Verfügung steht.
Eine gut organisierte Zusammenarbeit kann genau hier einen erheblichen Unterschied machen.
Wenn Zuständigkeiten klar definiert sind und MPAs Aufgaben innerhalb ihrer Kompetenzen eigenständig übernehmen können, wird die ärztliche Arbeit entlastet.
Die entscheidende Frage für eine Praxis lautet deshalb nicht nur:
Wie viele MPAs beschäftigen wir?
Sondern auch:
Nutzen wir ihre Kompetenzen überhaupt sinnvoll?
Eine hochqualifizierte MPA, die einen grossen Teil ihrer Arbeitszeit mit vermeidbarer Administration, mehrfacher Datenerfassung oder schlecht definierten Abläufen verbringt, ist kein Personalproblem.
Es ist möglicherweise ein Prozessproblem.
Die MPA als Schnittstelle der gesamten Praxis
Betrachtet man eine Arztpraxis als System, laufen erstaunlich viele Informationswege bei den MPAs zusammen.
Patientinnen und Patienten
↕
MPA
↕
Ärztinnen und Ärzte
↕
Labor – Apotheke – Spital – Versicherungen – Lieferanten – Angehörige – weitere Fachpersonen
Das bedeutet:
MPAs erleben Prozessprobleme häufig früher als die Praxisleitung.
Sie wissen, bei welchen Anliegen Patienten immer wieder anrufen.
Sie wissen, welche Formulare ständig gesucht werden.
Sie wissen, welcher Prozess unnötig viele Schritte benötigt.
Sie merken, wenn Terminpläne unrealistisch sind.
Und sie erleben unmittelbar, welche administrativen Aufgaben besonders viel Zeit kosten.
Wer eine Praxis optimieren möchte, sollte deshalb nicht nur die Führungsebene fragen:
„Was könnten wir verbessern?“
Sondern unbedingt auch das Praxisteam.
Digitalisierung ohne MPA? Keine besonders gute Idee.
Neue Software wird eingeführt.
Ein neuer digitaler Patientenprozess entsteht.
Online-Termine werden aktiviert.
Eine KI-Lösung soll Dokumentation vereinfachen.
Auf dem Papier sieht alles wunderbar aus.
Und dann kommt der Montagmorgen.
Die entscheidende Frage lautet:
Funktioniert die Lösung auch im echten Praxisalltag?
Genau deshalb sollten MPAs bei Digitalisierungsprojekten früh eingebunden werden.
Denn sie sehen Dinge, die in einer Produktpräsentation leicht übersehen werden:
Entsteht tatsächlich weniger Arbeit?
Oder wird Arbeit nur verschoben?
Müssen Daten doppelt eingegeben werden?
Verstehen Patientinnen und Patienten den neuen Prozess?
Gibt es zusätzliche Rückfragen?
Funktioniert die Lösung auch unter Zeitdruck?
Ist klar, wer für welchen Schritt verantwortlich ist?
Eine digitale Lösung ist nicht automatisch eine Verbesserung.
Sie ist erst dann eine Verbesserung, wenn sie einen realen Prozess besser macht.
Und die Menschen, die diese Prozesse täglich ausführen, sollten deshalb Teil der Entscheidung sein.
Das ist übrigens auch ein Gedanke hinter den docing Innovators: Innovationen im Gesundheitswesen sollten nicht nur entwickelt werden. Sie sollten von den Menschen getestet und mitgestaltet werden, die später tatsächlich damit arbeiten.
MPA und Fachkräftemangel: Personal halten wird genauso wichtig wie Personal finden
Wenn qualifizierte Mitarbeitende knapp sind, konzentrieren sich Unternehmen häufig zuerst auf Recruiting.
Wo finden wir neue Mitarbeitende?
Welche Plattform nutzen wir?
Wie schreiben wir die Stellenanzeige?
Das ist wichtig.
Aber mindestens genauso wichtig ist eine andere Frage:
Warum sollte eine gute MPA bei unserer Praxis bleiben?
Denn eine Kündigung kostet nicht nur Geld.
Mit einer erfahrenen Mitarbeiterin oder einem erfahrenen Mitarbeiter gehen möglicherweise auch verloren:
Wissen über interne Abläufe
Beziehungen zu Patientinnen und Patienten
Erfahrung
eingespielte Zusammenarbeit
organisatorisches Wissen
informelle Problemlösungskompetenz
Hinzu kommen Rekrutierung, Einarbeitung und die zusätzliche Belastung des bestehenden Teams.
Mitarbeiterbindung ist deshalb kein „Nice-to-have“.
Sie ist Teil einer stabilen Praxisorganisation.
Was brauchen gute MPAs von einer guten Praxis?
Natürlich gibt es darauf keine universelle Antwort.
Menschen haben unterschiedliche Bedürfnisse.
Einige Faktoren werden jedoch immer wieder wichtig:
Klare Verantwortlichkeiten
Wer für alles irgendwie zuständig ist, ist am Ende häufig für zu viel zuständig.
Klare Rollen reduzieren Unsicherheit und unnötige Rückfragen.
Wertschätzung
Nicht nur beim jährlichen Mitarbeitergespräch.
Sondern im Alltag.
Entwicklungsmöglichkeiten
Verantwortung, Weiterbildung und Spezialisierung können dazu beitragen, dass Mitarbeitende langfristig Perspektiven innerhalb der Praxis sehen.
Gute Prozesse
Chaos ist auf Dauer anstrengend.
Wenn Mitarbeitende jeden Tag dieselben organisatorischen Probleme kompensieren müssen, entsteht unnötige Belastung.
Mitgestaltung
Menschen, die täglich mit einem Prozess arbeiten, sollten bei dessen Veränderung gehört werden.
Gute Führung
Auch eine Arztpraxis ist eine Organisation.
Und sobald Mitarbeitende beschäftigt werden, gehört Führung zum Beruf der Praxisinhaberin oder des Praxisinhabers dazu.
Das wird während der medizinischen Ausbildung allerdings nur begrenzt vermittelt.
Von der MPA zur MPK: Entwicklungsmöglichkeiten nutzen
Die berufliche Entwicklung muss nicht mit der MPA-Ausbildung enden.
Mit entsprechenden Weiterbildungen können medizinische Praxisassistentinnen und Praxisassistenten zusätzliche Kompetenzen erwerben und beispielsweise als Medizinische Praxiskoordinatorinnen und Praxiskoordinatoren (MPK) weitere Verantwortung übernehmen.
Je nach Weiterbildung und Praxismodell können sich dadurch neue Möglichkeiten in Bereichen wie Praxisorganisation, Administration oder klinischer Betreuung ergeben.
Für Praxen ist das interessant.
Denn die Frage muss nicht immer lauten:
„Wie finden wir mehr Personal?“
Sie kann auch lauten:
„Wie können wir die Kompetenzen unseres bestehenden Teams weiterentwickeln?“
Das verändert die Perspektive von Personalverwaltung hin zu Personalentwicklung.
Die MPA der Zukunft wird nicht weniger wichtig – sondern anders wichtig
KI kann bereits heute Texte strukturieren.
Digitale Systeme können Termine koordinieren.
Patientinnen und Patienten können Formulare online ausfüllen.
Automatisierungen können Informationen weiterleiten.
Bedeutet das, dass MPAs irgendwann weniger gebraucht werden?
Wahrscheinlich verändert sich vor allem die Art ihrer Arbeit.
Denn wenn repetitive administrative Aufgaben zunehmend automatisiert werden, entsteht Raum für Tätigkeiten, bei denen menschliche Kompetenz besonders wichtig ist:
Kommunikation
Koordination
Patientenbegleitung
Priorisierung
Prozesssteuerung
Qualitätsmanagement
Teamorganisation
komplexe administrative Fälle
Die spannende Frage ist deshalb nicht:
„Welche Aufgaben kann Technologie der MPA wegnehmen?“
Sondern:
„Welche Aufgaben können wir automatisieren, damit MPAs mehr Zeit für die Arbeit haben, bei der Menschen wirklich gebraucht werden?“
Das ist ein entscheidender Unterschied.
Praxisoptimierung beginnt deshalb nicht immer mit neuer Software
Vielleicht beginnt sie mit einem Gespräch.
Setzt euch als Praxisteam zusammen und stellt fünf Fragen:
1. Welche Aufgabe kostet uns jeden Tag unnötig Zeit?
2. Welche Patientenanfragen wiederholen sich ständig?
3. Wo erfassen wir dieselben Informationen mehrfach?
4. Welche Aufgabe landet beim Arzt, obwohl sie anders organisiert werden könnte?
5. Welche Veränderung würde unseren Praxisalltag sofort verbessern?
Die Antworten können überraschend sein.
Und sie können mehr über den tatsächlichen Digitalisierungsbedarf einer Praxis aussagen als manche umfangreiche Prozessanalyse.
Eine starke Praxis braucht ein starkes Team
Ärztinnen und Ärzte tragen die medizinische Verantwortung.
Doch eine erfolgreiche Praxis entsteht nicht durch eine einzelne Person.
Sie entsteht durch Zusammenarbeit.
Durch Menschen, die Verantwortung übernehmen.
Durch funktionierende Prozesse.
Durch gute Kommunikation.
Und durch Mitarbeitende, die wissen, dass ihre Arbeit gesehen und geschätzt wird.
Deshalb sollten wir über MPAs nicht als administrative Unterstützung am Rand des medizinischen Systems sprechen.
Sie stehen mittendrin.
Sie koordinieren.
Sie organisieren.
Sie kommunizieren.
Sie begleiten.
Sie lösen täglich unzählige kleine Probleme, bevor daraus grosse werden.
Und manchmal sorgen sie schlicht dafür, dass trotz eines völlig verrückten Montagmorgens am Ende doch alles irgendwie funktioniert.
Unser Wunsch bei docing
Bei docing beschäftigen wir uns viel mit der Frage, wie das Gesundheitswesen einfacher, effizienter und zukunftsfähiger werden kann.
Dabei glauben wir an Technologie.
Wir glauben an bessere Prozesse.
Wir glauben an Innovation.
Aber vor allem glauben wir an die Menschen, die das Gesundheitswesen jeden Tag tragen.
Und dazu gehören MPAs ganz selbstverständlich.
Wenn wir die Arztpraxis der Zukunft entwickeln wollen, sollten wir deshalb nicht nur fragen:
Was kann die nächste Technologie?
Sondern auch:
Was brauchen die Menschen, die jeden Tag damit arbeiten?
Denn die beste Innovation ist nicht diejenige mit den meisten Funktionen.
Es ist diejenige, die den Alltag der Menschen im Gesundheitswesen tatsächlich besser macht.
docing the world together.
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